In un recente report pubblicato dall’agenzia europea DESI (The Digital Economy and Society Index) che si occupa di monitorare il progresso digitale tra i Paesi membri, l’Italia si piazza al terzultimo posto con un punteggio di 43,6. Il dato così negativo riguarda sia il processo di digitalizzazione della società che delle PMI, mentre non investe le grandi imprese che hanno già investito per integrare il digitale nei diversi processi produttivi. Il primo step per trasformare le PMI in imprese digitali è davvero molto semplice: abbandonare l’utilizzo del cartaceo e passare ai software di archiviazione documentale, una scelta che massimizza l’efficienza e minimizza gli sprechi.
Come funzionano i software di archiviazione
Le PMI, a prescindere dalle loro dimensioni e dal settore operativo, producono una quantità rilevante di documenti che devono essere stampati, organizzati e archiviati, soprattutto se vi è un obbligo di legge per la protezione e la conservazione documentale. Organizzare documenti di anni in schedari e scatoloni può essere davvero complicato e rendere meno efficiente il lavoro quotidiano, quindi perché non dematerializzare tale processo e integrare nella propria attività un software di archiviazione. Per comprendere se i software di archiviazione siano davvero utili, è necessario analizzare come funzionano e come possono rappresentare un valore aggiunto per le PMI che desiderano essere competitive e al passo con la nuova società digitale.
I software di archiviazione, chiamati anche con l’acronimo DMS (Document management system) sono dei programmi che hanno lo specifico scopo di gestire e archiviare tutti i documenti in entrata e in uscita, inoltre tracciano e memorizzano le varie versioni del testo, provvedono all’invio e organizzano in completa autonomia i flussi documentali. Come si può ben capire, i software di archiviazione sono un valido alleato per le PMI che desiderano migliorare l’efficienza e al contempo semplificare e velocizzare alcuni processi produttivi.
L’introduzione dei DMS
Con l’introduzione dei DMS sarà davvero immediato il processo di ricerca di un documento, perché ogni pagina viene analizzata e inserita in una categoria specifica, di conseguenza l’utente dovrà soltanto digitare nell’apposita barra di ricerca il numero o la parola chiave del documento per visualizzarlo entro pochi secondi sullo schermo. I software di archiviazione svolgono diverse funzioni e possono essere collegati ai programmi di gestione aziendale, per creare un impianto digitale davvero efficiente.
I DMS consentono la conservazione digitale a norma di legge dei documenti, come fatture, PEC, ricevute, dichiarazioni IVA, registri, ecc., eliminando del tutto schedari e altri sistemi fisici di archiviazione. Per adottare all’interno della PMI un software di archiviazione documentale, si può richiedere la consulenza specializzata di https://neinformatica.it/, specializzata nelle soluzioni digitali per le PMI. È opportuno sottolineare che i DMS possono essere personalizzati in base alle esigenze aziendali, soprattutto per quanto riguarda l’archiviazione, il tipo di ricerca e la categorizzazione.
Software di archiviazione: i vantaggi per le PMI
Come abbiamo sottolineato in precedenza, i software di archiviazione rappresentano un vantaggio per chi desidera rendere più efficienti i processi produttivi, ad esempio si riducono nettamente i tempi per la ricerca di uno specifico documento, così da dedicarsi ad altre attività. Grazie alla reperibilità immediata dei documenti si può rendere più efficiente e veloce il rapporto con i clienti, i fornitori o anche con gli enti preposti al controllo documentale. Con l’introduzione dei DMS si diventa più competitivi rispetto alle PMI che sono ancora ferme ai supporti cartacei, perché si migliora immediatamente la gestione organizzativa e soprattutto i supporti digitali riducono al minimo la possibilità di errore.
Riduzione degli sprechi
Oltre a migliorare l’efficienza e la produttività delle PMI è opportuno analizzare quali sono i vantaggi in termini di riduzione degli sprechi grazie alla dematerializzazione documentale. Innanzitutto, eliminare o almeno ridurre il consumo di carta rappresenta una scelta virtuosa, perché si riduce l’impatto ambientale e si opera nell’ottica della sostenibilità aziendale. L’eliminazione dei supporti cartacei influisce anche sui costi fissi per la cancelleria delle PMI perché si limiterà l’uso di inchiostri per stampanti, toner, risme di carta e altri prodotti.
Un software di archiviazione non occupa spazio fisico, mentre organizzare e conservare i documenti cartacei determina un ingombro all’interno degli uffici, tra schedari, archivi, cartelle e raccoglitori. Lo spazio vuoto creato con l’adozione di un software per l’archiviazione potrà essere occupato per allestire sale riunioni o d’attesa per i clienti e per favorire la socializzazione tra i dipendenti. Un altro vantaggio nello scegliere i DMS è rappresentato dalla sicurezza, difatti ogni software applica rigorosi protocolli per garantire l’inviolabilità dei documenti, inoltre traccia ogni singola modifica apportata al testo.
Gestione condivisa
La gestione condivisa dei documenti tramite il software di archiviazione ha la capacità di migliorare l’interazione tra i dipendenti e rendere così più efficiente l’intero processo produttivo. I DMS analizzano tutti i processi documentali, fornendo report dettagliati che servono per controllare se la gestione della PMI è efficiente o necessita di integrazioni e modifiche.